Personvernerklæring

Denne personvernerklæringen gir informasjon om hvordan Sekretariatet for Markedsrådet og Forbrukerklageutvalget (heretter Sekretariatet) samler inn og bruker personopplysninger.

Sekretariatet, ved direktøren, er behandlingsansvarlig for virksomhetens behandling av personopplysninger. Erklæringen inneholder generell informasjon om hvordan vi behandler personopplysninger (personopplysningsloven § 18 1. ledd) og opplysninger du har krav på når det samles inn opplysninger fra nettstedet vårt (personopplysningsloven § 19). Sekretariatet har opprettet et personvernombud som vil bistå med å håndtere henvendelser knyttet til personvern og håndtering av personopplysninger.

Saksbehandling og arkiv

Sekretariatet behandler personopplysninger for å oppfylle Forbrukerklageutvalget og Markedsrådets lovpålagte oppgaver etter bl.a. forbrukerklageloven, markedsføringsloven, forvaltningsloven, offentleglova og arkivloven.

Det registreres ulike typer personopplysninger i arkiv- og saksbehandlingssystemet. Dette er opplysninger som navn, adresse, telefonnummer, epostadresse (grunndata) og annen relevant informasjon som fremgår av henvendelsen. Registrering, lagring og oppbevaring skjer i henhold til arkivlovgivningen. Saksdokumentene kan i tillegg inneholde sensitive personopplysninger. Det er etablert særlige sikkerhetstiltak og rutiner for svært beskyttelsesverdig informasjon i arkivet, som for eksempel sensitive personopplysninger.

Sekretariatet bruker Acos Websak arkiv- og saksbehandlersystem med elektronisk journalføring og elektronisk lagring av dokumenter. IT-systemet leveres av Intility. Det er inngått databehandleravtale med både Acos og Intility. 

Vi oppfordrer til ikke å sende inn sensitive opplysninger, med mindre det er nødvendig for en forsvarlig behandling av saken. Som en del av den pålagte saksbehandlingen innhenter Sekretariatet i noen tilfeller opplysninger fra andre etater på eget initiativ etter lovhjemmel (forvaltningsloven § 17).

Sekretariatet har også en avtale med First Agenda. Dette er et program som brukes til å overføre opplysninger og saksdokumenter til utvalgsmedlemmene. Samarbeidet er regulert av en databehandleravtale og de utleverer ikke opplysninger til tredjeparter.

Ved krav om innsyn utleveres saksdokumenter inkludert personopplysninger i henhold til offentleglova og forvaltningsloven. Taushetsbelagte opplysning utleveres ikke til andre enn sakens parter. Vi har rutiner for behandling av innsynsbegjæringer og vil besvare disse uten ugrunnet opphold. Vi gjør oppmerksom på at forespørsler om innsyn blir oppbevart (arkivert). Opplysninger som er nødvendig for behandling av klagesaker vil også bli utlevert til tingretten ved en eventuell ankebehandling.

Sekretariatet er pålagt å gjøre sine offentlige postjournaler tilgjengelig for allmennheten på Internett. En journal er en systematisk og fortløpende registrering av alle inngående og utgående saksdokumenter. Journalene gjøres tilgjengelig på våre hjemmesider. Vi opplyser om at det kun er deler av inngående og utgående post som er på postlisten. I offentlighetsforskriften § 7, jf § 6 fjerde ledd, er det spesifisert en del opplysninger som ikke skal fremgå av offentlig journal og journaler som legges ut på nettet.

Publisering

Alle vedtak som ikke inneholder sensitive opplysninger publiseres med navn og adresse på våre nettsider. Vi opplyser om at vedtakene som er publisert på våre nettsider ikke vil bli slettet eller endret selv om de ankes og saken eventuelt får et annet utfall.

E-post og telefon

Sekretariatet benytter e-post og telefon som en del av det daglige arbeidet for å oppfylle lovpålagte oppgaver. Relevante opplysninger som fremkommer av telefonsamtaler og e-postutveksling som skjer som en del av saksbehandling journalføres. Disse opplysningene behandles i så fall som beskrevet over (se «Saksbehandling og arkiv»).

Sekretariatets medarbeidere benytter i tillegg e-post i alminnelig dialog med interne og eksterne kontakter. Ved fratreden slettes
e-postkontoene, men enkelte relevante e-poster vil normalt bli overført til kollegaer.

Sensitive personopplysninger skal ikke sendes med vanlig e-post, men sendes med kryptert e-post eller i vanlig post. Vi gjør deg oppmerksom på at vanlig e-post er ukryptert. Vi oppfordrer deg derfor til ikke å sende taushetsbelagte, sensitive eller andre fortrolige opplysninger via vanlig
e-post.

Telefonsamtaler (telefonnummer fra og til, samt tidspunkt for samtalen) logges i vår telefonsentral. Denne loggen er nødvendig for administrasjon og drift av systemet. Etter en gitt periode slettes trafikkdata og tildelte IP-adresser. Trafikkdata inkluderer opplysninger om hvem som er sender og mottaker av en melding eller en telefonsamtale, start- og sluttidspunkt, samt hvilket geografisk område som telefonen befinner seg. Trafikkdata slettes etter tre til fem måneder. Tildelte IP-adresser slettes etter 21 dager.

I tillegg har ansatte en oversikt over de siste anropene på sine telefoner. Dersom en telefonsamtale er knyttet til en enkeltsak, vil det kunne bli skrevet et notat etter samtalen som journalføres. Det gjøres ingen øvrig systematisk registrering av telefonsamtaler hvor innringer kan identifiseres.

Kamera i porttelefon

Ved inngangspartiet på gateplan er det montert et kamera som aktiveres når man ringer på dørklokka. Bildet av inngangspartiet vises i sanntid.

Opplysninger om ansatte

Sekretariatet behandler personopplysninger om sine ansatte for å administrere lønn og personalansvar. Rettslig grunnlag følger av personopplysningsloven § 8, første ledd og § 8 a), b) eller f), samt § 9 a), b) og f). Det er direktøren og administrasjonen som har det daglige ansvaret for dette. Det registreres nødvendige opplysninger for utbetaling av lønn, for eksempel grunndata, lønnsnivå, tidsregistrering, skatteprosent, skattekommune og fagforeningstilhørighet. Andre opplysninger om ansatte er knyttet til vedkommendes arbeidsinstruks og tilrettelegging av vedkommendes arbeid.

Dessuten registreres det opplysninger i tilknytning til nøkkeladministrasjon av inn- og utpasseringer og opplysninger om tilgangsstyring i IT-systemet. Opplysningene hentes fra de ansatte selv. Opplysningene utleveres bare i forbindelse med lønnsutbetalinger og andre lovpliktige utleveringer. Sletterutiner for personalopplysninger følger regnskapsloven og arkivloven. Opplysninger om navn, stilling og arbeidsområdet regnes å være offentlige opplysninger og kan publiseres på våre nettsider.

Alle stillingssøknader blir journalført i postjournal. Disse blir lagret i vårt elektroniske arkiv i omtrent to år før de slettes. Andre dokumenter, bl.a. søkerlister og innstillinger bevares.

Alle tidligere og nåværende ansatte har en personalmappe i vårt arkivsystem. Her blir blant annet stillingssøknaden arkivert/oppbevart. Personalmapper skal bevares (dvs. at stillingssøknaden ikke blir slettet eller makulert). Personalmapper blir ryddet ved utløp av arbeidsforholdet. Tilgangen er begrenset til tjenstlig behov.

Logging i Sekretariatets fagsystemer

Sekretariatet har alminnelige sikkerhetslogger i sine fagsystemer. Dette administreres av vår IT-leverandør Intility. Det er de ansattes bruk av fagsystemet som blir registrert her. Det gis ikke ytterligere informasjon her av hensyn til sikkerheten i våre systemer.

Det rettslige grunnlaget for slike logger er kravet om logger i personopplysningsforskriftens §§ 2-8 og 2-14, samt personopplysningslovens § 8 f), for å ivareta virksomhetens sikring av andre informasjonsverdier enn personopplysninger.

Behandling av personopplysninger på www.forbrukerklageutvalget.no og www.markedsrådet.no

Direktøren har det daglige ansvaret for Sekretariatets behandlinger av personopplysninger på nettsiden. Det er frivillig for de som besøker nettsidene å oppgi personopplysninger. Det vil kun være nødvendig å oppgi personopplysninger i forbindelse med at det sendes inn en forespørsel på «kontakt oss». Behandlingsgrunnlaget er samtykke fra den enkelte, med mindre annet er spesifisert.

Acos er sekretariatets databehandler, og er vår leverandør for utvikling og vedlikehold av nettstedet. Opplysninger som samles inn i forbindelse med drift av nettsted, lagres på egne servere som driftes av leverandøren.

Informasjonskapsler

Det brukes informasjonskapsler (cookies) på www.forbrukerklageutvalget.no og www.markedsrådet.no.
Informasjonskapslene brukes av ASP.NET for å identifisere anonyme brukere på siden og for å identifisere hver enkelt bruker. En informasjonskapsel inneholder også språkinformasjon. Godkjent Cookies benyttes for å vite om brukeren har akseptert bruk av informasjonkapsler. AddThis pluginet bruker informasjonskapselen slik at brukeren ser en oppdatert tellere hvis brukeren deler en side og går tilbake til den opprinnelige siden før cachen er oppdatert. Det benyttes også Google Analytics. Det brukes til å skille brukere og brukersesjoner, for å bestemme ny brukersesjon/besøk, lagre trafikkilden eller kampanjen som forklarer hvordan brukeren nådde siden, samt for å lagre data på besøksnivå.

Spørreundersøkelser

Dersom spørreundersøkelser gjennomføres vil vi alltid informere om formålet med spørreundersøkelsen, og hvorvidt den er anonym eller ikke. Sekretariatet vil ikke dele opplysningene med andre eller bruke opplysningene til andre formål enn det som er angitt. Ved en eventuell spørreundersøkelse vil vi bruke e-postadressen som er oppgitt i forbindelse med behandling av klagesaker hos oss.

Anonyme undersøkelser

Dersom undersøkelsen er anonym, vil ikke Sekretariatet samle inn noe informasjon som kan kobles til deg.

Identifiserbare undersøkelser

Dersom undersøkelsen ikke er anonym, kan Sekretariatet identifisere de som har besvart undersøkelsen.

Annen relevant lovgivning

I tillegg til spesiallovene knyttet til vår virksomhet har blant annet følgende lover betydning for vår behandling av personopplysninger.

Offentleglova med forskrifter inneholder reglene for når et dokument er offentlig tilgjengelig for allmennheten, og når et dokument kan unntas offentlighet. Sekretariatet praktiserer meroffentlighet, det vil si at vi så langt det er mulig etterstreber at dokumenter skal være offentlige. Forvaltningsloven inneholder saksbehandlingsregler for hvordan saken din vil bli behandlet. Som part i saken har du særskilte rettigheter, blant annet innsyn i sakens dokumenter.

Arkivloven gir regler om hvordan man skal behandle og oppbevare saksdokumenter, samt avlevering til arkivinstitusjon.

Rettigheter

Alle som spør har rett på grunnleggende informasjon om behandlinger av personopplysninger i en virksomhet etter personopplysningslovens
§ 18, 1. ledd. Sekretariatet har gitt denne informasjonen i denne erklæringen, og vil henvise til den ved eventuelle forespørsler. De som er registrert i en av Sekretariatets systemer har rett på innsyn i egne opplysninger. Vedkommende har også rett til å be om at uriktige, ufullstendige eller opplysninger Sekretariatet ikke har adgang til å behandle blir rettet, slettet eller supplert. Krav fra den registrerte skal besvares kostnadsfritt og senest innen 30 dager.

Kontaktinformasjon

E-post: post@forbrukerklageutvalget.no

Telefon: 23 40 06 80

Postadresse: Postboks 4596 Nydalen, 0404 Oslo

Sist endret 05.07.2018 12:54